Un’azienda, in generale, sviluppa una serie di attività avendo lo scopo di realizzare un profitto. Qualsiasi attività che l’azienda svolge, prevede l’annotazione di varie informazioni, come la produzione di documenti e il compimento dell’attività stessa, la somma di più attività eseguite una dopo l’altra costituiscono il cosiddetto flusso di lavoro.
Ad esempio, un flusso di lavoro tipico per un’azienda di produzione è l’esecuzione delle seguenti attività: -Richiesta della fornitura di una certa quantità di prodotto; -L’azienda preleva il prodotto dal magazzino; -L’azienda consegna al cliente il prodotto richiesto; -L’azienda emette fattura di vendita al cliente: Questo processo è chiamato ciclo attivo o ciclo delle vendite; viceversa e in modo simile si determina il ciclo passivo o degli acquisti.
È evidente che l’attività svolta per essere corretta ha necessità di ricevere le giuste informazioni in ingresso e produrre le giuste informazioni in uscita.
L’esempio è esplicativo e fa entrare in gioco molteplici informazioni aggiuntive, come le corte di prodotto presenti in magazzino, per quanto tempo ancora, se è necessario riavviare la produzione, le informazioni del cliente in un database, ecc. insomma molte informazioni da raccogliere e aggiornare diventano e rapidamente recuperabili.
Si capisce che il tempo impiegato per sbrigare tutte queste attività è superiore al tempo di svolgimento per la reale attività aziendale.
Quindi la soluzione più appropriata per qualsiasi azienda è quella di dotarsi di un software gestionale commerciale per semplificare e velocizzare lo svolgimento di tutte le attività accessorie.
Caratteristiche di un software gestionale
Perché il software gestionale sia effettivamente funzionale all’azienda deve avere le caratteristiche che si elencano.
-Deve consentire il rilevamento in modo semplice e veloce dei dati di ogni attività.
-Deve permettere il recupero in modo facile e veloce dei dati di interesse.
-Deve convertire i dati e le informazioni in modo veloce.
-Deve prevenire e segnalare gli errori, avvisare l’utente quando l’IBAN, la partita IVA o il codice fiscale di un cliente non è valido, o quando la fattura che si tenta di salvare non ha righe ecc.
-Deve contenere le procedure di importazione e di esportazione dati; come i flussi RiBa da importare sulle banche o importare gli esiti RiBA dei pagamenti effettuati.
-Deve adattarsi coerentemente ai flussi di lavoro, alle attività e alle loro variazioni nel tempo. La terminologia corrente del software deve essere la medesima di quella aziendale per mezzo di una strutturazione adeguata. Inoltre, tutti gli aspetti inerenti l’azienda come la logistica, il magazzino, la produzione e la distribuzione, le vendite e i rapporti tra i clienti e fornitori e gli acquisti deve essere pienamente supportato dal software gestionale.
In altre parole il gestionale deve avere strettamente le funzionalità che effettivamente servono perché quelle ridondanti e inutili tendono alla confusione, rallentando il lavoro e causando errori.
il software gestionale per il commercio deve essere specifico. In più deve essere integrato, ossia le informazioni devono risiedere in un unico punto logico e mai duplicate e sparpagliate.
il software gestionale deve essere multiutente, più utenti possono nello stesso momento utilizzarlo e svolgere il lavoro connesso con le loro attività.
Il software gestionale deve essere ubiquo e multidispositivo, come nei casi dell’amministratore che può non essere in sede ma che può visionare da remoto tutti i dati aziendali, così come il responsabile commerciale di vendita che deve consultare al volo il gestionale per vedere i listini e poter inserire gli ordini direttamente quando è con il cliente.
L’addetto alla produzione deve avere contezza in tempo reale degli ordinativi per decidere se dare avvio alla produzione.